7 regole da seguire quando parli con gli altri: così comunichi meglio

Parole semplici, frasi brevi e persino qualche secondo di silenzio: comunicare bene non significa utilizzare termini complicati, ma riuscire a farsi capire

C’è chi per sembrare più preparato utilizza parole complicate, costruisce frasi interminabili e infila termini tecnici praticamente ovunque. Il risultato? Spesso ottiene esattamente l’effetto contrario.

Quando parliamo con qualcuno, infatti, apparire competenti non significa necessariamente utilizzare un linguaggio sofisticato. Molto più importante è riuscire a esprimere chiaramente ciò che pensiamo.

La capacità di comunicare passa da comportamenti apparentemente semplici: scegliere le parole giuste, arrivare al punto, ascoltare e persino sapere quando è il momento di rimanere in silenzio.

Ecco 7 regole che possono rendere più efficace il nostro modo di parlare con gli altri.

1. Usa parole semplici, anche quando l’argomento è complicato

Una delle capacità migliori di chi conosce veramente un argomento è riuscire a spiegarlo in maniera comprensibile.

Utilizzare termini complicati quando esiste una parola più semplice non rende automaticamente un discorso più autorevole.

“Cominciamo il progetto domani” è perfettamente comprensibile. Trasformarlo in “procederemo all’avvio dell’implementazione operativa a partire dalla giornata di domani” non aggiunge praticamente nulla all’informazione.

Anzi, costringe chi ascolta a fare uno sforzo inutile.

La semplicità non significa povertà di linguaggio. Significa scegliere le parole più efficaci per comunicare un’idea.

2. Non utilizzare parole delle quali non conosci bene il significato

Capita soprattutto quando vogliamo fare una buona impressione.

Sentiamo una parola interessante, ci piace e cominciamo a utilizzarla. Il problema arriva quando il suo significato non è esattamente quello che pensavamo.

Il rischio è evidente: una parola sofisticata utilizzata male può compromettere la credibilità dell’intero discorso.

Meglio un termine comune utilizzato correttamente che una parola ricercata inserita soltanto per impressionare l’interlocutore.

3. Accorcia le frasi

Più una frase diventa lunga, più aumenta il rischio che chi ascolta perda il filo.

Le persone che comunicano efficacemente tendono a privilegiare frasi relativamente brevi e costruzioni dirette.

Anche la forma attiva spesso aiuta.

Dire “le vendite sono aumentate questo trimestre” comunica immediatamente il concetto. Riempire la stessa informazione di formule burocratiche non la rende necessariamente più intelligente.

Quando una frase contiene quattro concetti diversi, probabilmente è meglio trasformarla in due.

4. Vai al punto

Una conversazione non dovrebbe essere una caccia al tesoro nella quale l’interlocutore deve scoprire cosa volevamo realmente dire.

Una delle caratteristiche della buona comunicazione è arrivare al punto senza troppi giri di parole.

Prima l’informazione importante. Poi, se necessario, la spiegazione.

È particolarmente utile sul lavoro, durante una riunione o quando dobbiamo comunicare qualcosa di importante: chi ascolta deve capire rapidamente quale sia il messaggio principale.

5. Quando puoi, parla invece di scrivere tutto

Messaggi, chat ed email hanno reso velocissima la comunicazione, ma hanno eliminato una parte importante del linguaggio umano: la voce.

Tono, ritmo, pause e intonazione aggiungono informazioni che una frase scritta non sempre riesce a trasmettere.

Una battuta può sembrare aggressiva in un messaggio e perfettamente innocua pronunciata con il tono giusto.

Per questo, soprattutto quando l’argomento è delicato o complesso, a volte una telefonata o una conversazione faccia a faccia possono essere molto più efficaci di venti messaggi.

6. Attenzione al gergo

Ogni ambiente ha le proprie parole: aziende, tecnologia, marketing, università e persino gruppi di amici.

Il problema nasce quando il gergo sostituisce completamente il linguaggio normale.

Espressioni alla moda e termini tecnici possono essere utili quando tutti conoscono il loro significato. In caso contrario rischiano semplicemente di creare distanza tra chi parla e chi ascolta.

La regola è semplice: se puoi dire la stessa cosa in modo comprensibile a tutti, spesso è meglio farlo.

7. Non avere paura del silenzio

È probabilmente la regola più difficile.

Durante una conversazione tendiamo a percepire anche pochi secondi di silenzio come qualcosa da riempire immediatamente. Ed ecco comparire “ehm”, “praticamente”, “cioè”, “diciamo” e altri intercalari.

In realtà una breve pausa può rendere il discorso più efficace.

Permette di organizzare il pensiero, dà all’interlocutore il tempo di assimilare ciò che abbiamo detto e può trasmettere maggiore tranquillità.

Non bisogna necessariamente avere una risposta pronta mezzo secondo dopo ogni domanda.

E c’è un’ottava regola che vale più delle altre: ascoltare

Comunicare bene non significa soltanto parlare bene.

Le persone che fanno domande, chiedono chiarimenti e mostrano un interesse reale per quello che l’altro sta dicendo possono risultare interlocutori più piacevoli ed efficaci.

Chiedere “tu cosa ne pensi?” oppure “come affronteresti questo problema?” non dimostra necessariamente insicurezza. Può mostrare esattamente il contrario: la disponibilità a considerare informazioni e punti di vista diversi dai propri.

Alla fine, il segreto di una buona conversazione è molto meno complicato di quanto sembri.

Parlare in modo semplice, sapere cosa si vuole dire e ascoltare davvero la persona che abbiamo davanti.

Perché utilizzare cento parole difficili può impressionare qualcuno. Riuscire a farsi capire con dieci, invece, è spesso molto più difficile.